Sinn und Zweck eines Abnahmeprotokolls ist die Dokumentation über den Zustand einer Wohnung , eines Hauses oder eines Gewerbeobjketes. Der beste Mietvertrag nützt nichts, wenn es keine festliegende Zustandsdokumentation gibt.
Protokolle sollten handschriftlich (unter Verwendung eines Formblattes) im Beisein beider Parteien geschrieben und dann auch von beiden Parteien unterschrieben werden. Nur so haben sie einen entsprechend hohen Beweiswert, falls es zu Auseinandersetzungen zwischen den Mietvertrag Parteien kommt.
Protokolle bauen genseitiges Vertrauen auf, denn über den Zustand des Mietobjekts erübrigen sich dann spätere Diskussionen. Jedes Übergabeprotokoll enthält eine Renovierungsklausel. Nach der Rechtsprechung des BGH sind individuelle Vereinbarungen zu Renovierungen, die im Abnahme- oder Übergabeprotokoll getroffen werden auch dann wirksam, wenn eine im Mietvertrag enthaltenen Klausel unwirksam sein sollte. Es kann also mit dem Mieter wirksam bei Übernahme des Mietobjekts und nach Unterzeichnung des Mietvertrages bspw. vereinbart werden, eine renovierte Wohnung beim Auszug voll renoviert zur zu geben.
Wer ein Mietobjekt im renovierten Zustand vermietet, und es im gleichen Zustand zurück haben möchte, der sollte in keinem Fall auf diese zusätzliche Absicherung verzichten.
Das Abnahmeprotokoll ist bei Beendigung eines Mietvertrags und Rückgabe der Wohnung oder der Gewerberäume wichtiger als der Mietvertrag selbst. Onlienmietvertrag bietet verschiede Muster von Abnahmeprotokollen und Übergabeprotokolle von Mietwohnungen oder Gewerbeobjekte zu Auswahl an.